Trong bối cảnh thị trường biến động liên tục, quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp không còn là lựa chọn mà đã trở thành năng lực sống còn. Công nghệ mới, hành động khách hàng thay đổi, mô hình kinh doanh liên tục bị phá doanh nghiệp phải thích nghi nhanh hơn bao giờ hết.
Tuy nhiên, theo nghiên cứu của John P. Kotter – Giáo sư Trường Kinh doanh Harvard, chỉ khoảng 30% dự án thay đổi để đạt được thành công vững chắc. Nguyên nhân không nằm trong chiến lược mà nằm ở con người. Sự tồn tại của sinh vật, lý do gây sợ hãi có thể xảy ra và thiếu định hướng rõ ràng để tạo ra nhiều nỗ lực chuyển đổi thất bại ngay từ bên trong.
Để giải quyết bài toán này, mô hình 8 bước của Kotter ra đời như một hệ thống quản trị thay đổi, giúp doanh nghiệp chuyển bài bản, giảm kháng cự và tăng tỷ lệ thành công trong thời gian dài.
Mô hình 8 bước của Kotter là gì?
Mô hình 8 bước của Kotter là phương pháp quản trị sự thay đổi được xây dựng dựa trên nghiên cứu hàng trăm doanh nghiệp toàn cầu. Mô hình tập trung vào yếu tố con người, văn hóa và lãnh đạo, thay đổi quy trình hay công nghệ.
Điểm mạnh của mô hình này nằm ở công việc dẫn dắt tổ chức đi từ nhận thức, hành động đến duy trì thay đổi vững chắc, thay vì “thay đổi cho có”.
Bước 1: Tạo cảm giác cấp bách để khởi động thay đổi
Không ai thay đổi khi họ cảm thấy an toàn. Vì vậy, tạo cảm giác cấp bách là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản trị thay đổi.
Lãnh đạo cần biết rủi ro nếu doanh nghiệp không thay đổi, đồng thời chỉ ra cơ hội nếu chuyển mình kịp thời. Cảm giác “phải làm ngay” giúp nhân viên thoát khỏi vùng an toàn và sẵn sàng hành động.
Ví dụ: khi ứng dụng công nghệ mới giúp giảm chi phí và tăng tốc độ phục vụ, doanh nghiệp đứng yên đồng nghĩa với việc tự đánh mất thị phần trong tương lai gần.
Bước 2: Thành lập nhóm dẫn đến thay đổi
Không có nhà lãnh đạo đạo đạo nào có thể tự mình tạo ra những thay đổi quy mô lớn. Nhóm cốt lõi cần được hình thành với những cá nhân có uy tín, năng lực và tầm ảnh hưởng trong tổ chức.
Nhóm này đóng vai trò xây dựng chiến lược, giải phóng nguyên tử và lan tỏa tinh thần thay đổi. Quan trọng hơn, họ là cầu nối giữa lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, giúp thông điệp thay đổi không được “đứt giáp”.
Bước 3: Xây dựng tầm nhìn và chiến lược xóa
Việc thay đổi sẽ thất bại nếu không có công cụ đích. Tầm nhìn trong mô hình Kotter cần ngắn gọn, dễ hiểu và đủ sức truyền cảm hứng.
Doanh nghiệp phải trả lời rõ ba câu hỏi:
– Doanh nghiệp sẽ trở thành gì sau thay đổi?
– Giá trị mang lại cho khách hàng là gì?
– Nhân viên được hưởng lợi gì từ việc chuyển đổi này?
Một tầm nhìn rõ ràng giúp nhân viên hiểu mình đang đi đâu và vì sao cần thay đổi ngay hôm nay.
Bước 4: Truyền thông tầm nhìn một cách quán
Tầm nhìn chỉ có giá trị khi được truyền liên tục. Lãnh đạo cần lặp lại thông điệp thay đổi qua nhiều kênh như xem nội bộ, email, đào tạo và các buổi chia sẻ trực tiếp.
Thông điệp cần đơn giản, dễ nhớ và gắn kết với những câu chuyện thực tế. Khi nhân viên nghe cùng một thông điệp đủ nhiều, họ sẽ tăng dần thành sự đồng thuận thay vì nghi ngờ.
Bước 5: Loại bỏ rào cản và trao quyền hành động
Trong mọi tổ chức luôn tồn tại những rào cản vô hình như quy trình lỗi thời, tư duy cũ hoặc tâm lý sợ sai. Quản trị thay đổi hiệu quả Yêu cầu lãnh đạo phải chủ động nhận dạng và giải quyết các rào cản này.
Song đó, doanh nghiệp cần trao quyền cho nhân viên, cho phép họ thử nghiệm, đề xuất sản xuất kiến trúc và điều chỉnh làm. Khi được tin tưởng, nhân viên sẽ chủ động hơn trong việc đưa ra thay đổi.
Bước 6: Tạo ra những chiến thắng ngắn hạn
Một sai phổ biến là kỳ vọng thay đổi lớn sẽ mang lại kết quả ngay lập tức. Trên thực tế, việc thay đổi độ chắc chắn cần có thời gian, vì vậy những thứ đó đã được cung cấp thời gian ngắn để giữ chặt lửa.
Doanh nghiệp nên chia nhỏ mục tiêu, ghi nhận và công bố sớm các kết quả tích cực. Những “chiến thắng nhỏ” này giúp nhân viên tin rằng nỗ lực của họ đang đi đúng hướng.
Bước 7: Duy trì động lực và thay đổi mở rộng
Nhiều doanh nghiệp thất bại vì dừng lại quá sớm. Sau những thành công ban đầu, lãnh đạo cần tiếp tục mở rộng phạm vi thay đổi, cải thiện những điểm chưa hoàn thiện và đặt mục tiêu cao hơn.
Thay đổi không phải là một dự án ngắn hạn mà là một quá trình liên tục. Khi động lực được duy trì, tổ chức sẽ tránh rơi vào trạng thái “quay về lối mòn cũ”.
Bước 8: Gắn thay đổi vào văn hóa doanh nghiệp
Bước cuối cùng trong mô hình 8 bước của Kotter là sự thay đổi trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Khi hành động mới được lặp lại đủ lâu, nó sẽ trở thành chuẩn mực.
Doanh nghiệp cần tích hợp các giá trị mới vào quy trình, tiêu chí đánh giá giá và đào tạo nhân sự. Quan trọng hơn, lãnh đạo phải làm kính để văn hóa thay đổi được duy trì lâu dài.
Vì sao mô hình 8 bước của Kotter vẫn hiệu quả đến hôm nay?
Dù ra đời từ năm 1996, mô hình Kotter vẫn được áp dụng rộng rãi bởi các tập đoàn toàn cầu. Lý do nằm ở mô hình công việc này không có tập trung vào công cụ mà tập trung vào con người.
Trong mọi tổ chức, con người luôn là yếu tố khó thay đổi nhất. Kotter giúp doanh nghiệp đi đúng trình tự tâm lý, từ nhận thức đến hành động, từ hành động đến thói quen.
kết luận
Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp không phải là ép buộc, mà là dẫn dắt. Mô hình 8 bước của Kotter cung cấp một trình bày rõ ràng giúp doanh nghiệp giảm kháng cự, tăng cường sự thuận lợi và tạo ra sự chuyển đổi bền vững.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang đứng trước một giai đoạn chuyển giao quan trọng, thì đây là lúc cần có một phương pháp bài bản thay vì những quyết định cảm tính.
👉 Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các mô hình quản trị, lãnh đạo đạo giáo và tư chiến lược, hãy theo dõi Trần Trí Dũng để cập nhật thêm nhiều nội dung chuyên sâu và thực tiễn.
