Quản lý dòng tiền – một cụm từ chắc hẳn quen thuộc với nhiều người. Nhưng để hiểu cụ thể và biết cách quản lý dòng tiền hiệu quả thì có lẽ không phải ai cũng nắm rõ được. 

Quản lý dòng tiền là gì?

Quản lý dòng tiền là việc quản lý tiền thu vào và tiền chi ra của doanh nghiệp. Bạn sẽ có Dòng Tiền Dương nếu quản lý hiệu quả và ngược lại nếu quản lý không hiệu quả thì sẽ có Dòng Tiền Âm.

Bạn đã từng gặp những doanh nghiệp có lời nhưng lúc nào cũng thấy thiếu tiền, luôn lo lắng tất bật đi vay khoản khoản kia để bù đắp dẫn tới căng thẳng? Bạn đã từng gặp những doanh nghiệp thấy lúc nào cũng có tiền, nhưng rốt cuộc lại không có lời, về mặt dài hạn sẽ dẫn tới không có tiền? Và tôi đoán bạn cũng từng gặp nhiều doanh nghiệp không có cả lời và không có cả tiền nữa. Bạn có đang ở trạng thái nào trong những trạng thái trên? Và chắc hẳn bạn sẽ giống nhiều những chủ doanh nghiệp khác là mong muốn có cả tiền và có cả lời.

Trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ trao đổi về cách để giúp bạn có 1 trong 2 điều trên. Đó là có tiền cho doanh nghiệp

Sơ đồ quản lý dòng tiền

Bạn thử coi sơ đồ quản lý dòng tiền với ví dụ cụ thể: Bạn nhập hàng về kho từ ngày 0, trả tiền cho nhà cung ứng vào ngày 30, bạn bán được hàng & xuất kho vào ngày 60, và khách hàng trả tiền cho bạn vào ngày 120. Bạn có thấy tình huống quen thuộc với mình không? Với trường hợp này:

• Kỳ hạn thanh toán các khoản phải chi tiền là 30 ngày (xanh biển)
• Kỳ hạn tồn kho là 60 ngày (màu đỏ)
• Kỳ hạn thu tiền là 60 ngày (xanh lá)

Như vậy, từ lúc chi (ngày 30) cho tới lúc thu (ngày 120), doanh nghiệp sẽ bị thiếu hụt dòng tiền (hay gọi là CashGAP) là 90 ngày (màu vàng).

Thử hình dung, nếu bạn không có tiền mặt trong khoảng 90 ngày đó thì doanh nghiệp không thể duy trì được, vì vậy bạn sẽ phải đi vay. Nếu bạn vay ngân hàng thì thử tính lãi suất 12%/năm, tương đương 1%/tháng. Nếu chi phí mua hàng của bạn là 12 tỷ/năm thì mỗi tháng là 1 tỷ. Mỗi tháng lãi suất 1% tương đương bạn đang chịu lãi 10 triệu/tháng. Và trong 90 ngày, bạn sẽ phải chịu lãi 30 triệu, một con số chi phí mất đi đáng kể phải không ạ?

Nếu doanh thu của bạn tăng gấp 2, gấp 10, thì khoản chi phí mất đi sẽ là bao nhiêu? Không những vậy, tài sản thế chấp của bạn có hạn, nên nhiều khi vay tiền ngân hàng không phải dễ. Khi chưa có tiền về, bạn sẽ gặp khó khi thanh toán cho dự án mới, hay mua nguồn hàng mới để gối đầu. Đó chỉ là một vài thách thức và vì vậy có câu “Tiền Mặt là Vua”. Lợi nhuận có thể chưa có, nhưng có dòng tiền còn có thể xoay xở kinh doanh được.   

Vậy thì nhiệm vụ quản lý của doanh nghiệp là rút ngắn số ngày thiếu hụt tiền đó (Cash GAP) xuống.

Nguyên tắc quản lý dòng tiền

Để quản lý dòng tiền tốt, bạn chỉ cần tập trung vào 3 yếu tố sau:

1. Tăng kỳ hạn phải trả

Mục tiêu là tăng vòng quay trả nợ, tức là kéo dài thời hạn trả nợ với các bên cung ứng. Một số chiến lược tham khảo có thể nói tới như sau:

• Thương lượng mức giá sỉ, nhưng nhận hàng và thanh toán theo từng đợt.
• Thương lượng thời hạn thanh toán dài hơn từ phía nhà cung cấp.
• Mua hàng theo hình thức ký gửi, thanh toán khi bán được hàng.

2. Tăng vòng quay hàng tồn kho

Luôn giữ hàng tồn kho của DN ở mức hợp lý, nhưng phải đảm bảo đủ trong ngắn hạn và chỉ đặt hàng khi cần. Một số chiến lược giảm hàng tồn kho đó là:

• Giảm lượng hàng tồn bằng cách đặt ra mức hàng hóa tối đa và tối thiểu.
• Có hệ thống cảnh báo bạn khi định mức hàng tồn kho xuống thấp.
• Luôn luôn dự trữ tồn kho các sản phẩm được ưa chuộng. Bạn chỉ có thể biết mặt hàng nào đang bán chạy thông qua thử nghiệm và đo lường.
• Giao dịch với các nhà cung cấp nào có thể giao hàng cho bạn nhanh chóng.
• ….

3. Giảm kỳ hạn các khoản phải thu

Đây là các khoản khách hàng, đối tác phải trả, cần phải nhanh chóng thu các khoản tiền này. Một số chiến lược là:

• Yêu cầu đặt cọc trước một phần hoặc toàn bộ giá trị hợp đồng.
• Hoàn thành dự án/công việc để có thể xuất hoá đơn/biên lai.
• Gửi hoá đơn/biên lai ngay lập tức khi công việc hoàn thành.
• Áp dụng quy trình Giao Hàng và Xác Nhận khi hoàn thành công việc.
• Hệ thống hóa quy trình xuất hóa đơn/biên lai.
• Đưa ra điều khoản thanh toán trong vòng 7 ngày, thay vì 30 ngày.
• Gửi nhiều hóa đơn với tông giọng/thái độ đòi hỏi tăng dần ở ngày thứ 14, 30, 45.
• Chiết khấu 1%-5% nếu khách hàng thanh toán sớm.

Quản lý dòng tiền không phức tạp như bạn nghĩ. Nếu các bạn hiểu đúng đắn tầm quan trọng của nó, thực sự nghiêm túc chọn ra các chiến lược phù hợp với doanh nghiệp của mình và tập trung thực hiện một cách nghiêm túc, đảm bảo bạn sẽ quản lý tiền hiệu quả và luôn có dòng tiền dương để tự tin, thoải mái phát triển kinh doanh của mình. Thậm chí nó còn giúp doanh nghiệp của bạn vượt qua được những giai đoạn sự cố, khủng hoảng.