Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng. Nó giúp bạn quản lý thời gian, quyết định và ưu tiên các nhiệm vụ. Các nhiệm vụ sắp xếp theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Bạn phân loại các nhiệm vụ quan trọng và ít khẩn cấp hơn.

Dwight D. Eisenhower là tác giả của ma trận quản lý thời gian mang tên ông. Chính sự nghiệp cùng đặc thù công việc hàng ngày của Eisenhower. Nó là cơ sở cốt lõi để ông sáng tạo nên ma trận này.

Giới thiệu ma trận Eisenhower

Khi bạn có quá nhiều việc cần xử lý và thời gian xử lý mỗi việc kéo dài hơn dự kiến. Bạn có thể sẽ rơi vào trạng thái hoang mang. Thậm chí hoảng loạn không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau. Mọi việc sẽ ngày càng tồi tệ hơn. Khi các hạn công việc tới gần mà các đầu việc vẫn rối tung, chưa có dấu hiệu hoàn thành. Câu hỏi quan trọng lúc này là bạn cần làm gì. Việc nào nên làm trước, việc nào nên làm sau?

Những thời điểm bối rối kể trên, bạn có thể áp dụng ma trận Eisenhower. Dwight D. Eisenhower là tác giả của ma trận quản lý thời gian mang tên chính ông. Chính sự nghiệp với việc phải đưa ra các quyết định, xử lý nhiều công việc khác nhau cùng lúc là cơ sở giúp Eisenhower xây dựng ma trận này.

4 nhóm công việc

Áp dụng ma trận Eisenhower, bạn sẽ tiến hành chia công việc của mình thành 4 nhóm với tính chất khác nhau.

• Việc quan trọng, khẩn cấp, bạn cần ưu tiên xử lý ngay lập tức
• Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, bạn sẽ cần sắp xếp thời gian để xử lý
• Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, bạn có thể thực hiện ủy quyền, giao việc
• Việc không quan trọng, không khẩn cấp, bạn có thể bỏ qua

2 loại vấn đề

Theo Eisenhower, “tôi có hai loại vấn đề: khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp”. Điều cốt lõi ở ma trận Eisenhower là giúp bạn phân định rõ tính chất của công việc để có cách sắp xếp giải quyết theo thứ tự hợp lý.

Với ma trận Eisenhower, bạn có thể loại bỏ được khá nhiều những công việc không quan trọng, không khẩn cấp. Hoặc, bạn cũng có thể thực hiện ủy quyền, giao việc với những công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng. Từ đó, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung xử lý những công việc thực sự quan trọng, khẩn cấp.

Cách sử dụng ma trận Eisenhower

Để sử dụng ma trận Eisenhower, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1 – Lên danh sách công việc

Bạn hãy lên danh sách những công việc cần làm trong ngày, trong tuần. Danh sách này có thể là mọi điều bạn cần thực hiện và chưa cần sắp xếp theo một thứ tự logic nào.

Bước 2 – Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp

Bạn nên sắp xếp ngay những công việc quan trọng, khẩn cấp vào nhóm cần xử lý ngay. Bạn có thể tô đỏ nhóm công việc này để tạo thêm sự chú ý hay gia tăng ám ảnh về việc bắt buộc cần hoàn thành ngay chúng.

Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp sẽ gồm có 3 loại việc như sau:

Bước 3 – Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

Bạn hãy tiếp tục lựa chọn những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp và ô công việc thứ 2. Bạn có thể sắp xếp, lên kế hoạch thực hiện nhóm công việc này. Về màu sắc, bạn có thể tô nhóm này với màu cam.

Mấu chốt để hoàn thành nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp là lên kế hoạch gắn với thời gian, mục tiêu công việc cụ thể. Ngay sau khi bạn hoàn thành nhóm công việc thứ 1 (màu đỏ), bạn nên dành thời gian để xử lý ngay nhóm công việc thứ 2 này (màu cam).

Bạn không nên biến nhóm công việc màu cam chuyển sang màu đỏ do trì hoãn, trượt thời hạn an toàn để hoàn thành. Điều đó chỉ khiến bạn gia tăng căng thẳng không đáng có cho ngày làm việc của mình.

Bước 4 – Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng

Bạn nên lựa chọn các công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng để thực hiện ủy quyền, nhờ giúp đỡ. Để ủy quyền hiệu quả, bạn cần thực hiện giao tiếp phù hợp, giao việc đúng người để đảm bảo công việc được thực hiện đúng kế hoạch. Bạn có thể tô màu xanh dương cho nhóm việc này. 

Tuy tô màu xanh nhưng không có nghĩa với nhóm việc này bạn ủy quyền là xong, là không cần quan tâm nữa mà sau ủy quyền, bạn vẫn cần thực hiện kiểm tra, phản hồi kịp thời.

Bước 5 – Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp

Sau khi đã xếp 3 nhóm công việc như trên, danh sách công việc của bạn sẽ chỉ còn những việc không quan trọng, không khẩn cấp. Có thể bạn sẽ thấy những việc này phần nhiều thuộc về nhóm việc giải trí, thư giãn hay những việc làm cũng được, không làm cũng được.

Với nhóm việc này, bạn hãy mạnh dạn gạch bỏ nếu đang thực sự thiếu thốn thời gian, mệt mỏi để kịp hoàn thành công việc. Còn nếu bạn vẫn đang sắp xếp công việc theo đúng guồng thời hạn, việc dành thời gian để giải trí, thư giãn cũng tốt để bạn có thể tái tạo năng lượng, niềm vui cho công việc tiếp theo. Với nhóm việc này, bạn có thể tô màu trắng.

Với nhóm công việc màu trắng, bạn có thể dành dưới 5% thời gian ngày làm việc của mình. Sử dụng thời gian có kiểm soát cho các công việc không quan trọng, không khẩn cấp sẽ giúp bạn có thêm những khoảng trống, nguồn lực trong ngày để giải quyết các công việc quan trọng, cấp thiết hơn.

Sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian như thế nào

Sau khi đã sắp xếp công việc vào từng nhóm theo tính chất công việc riêng, bạn nên phân bổ thời gian cho từng nhóm việc một cách cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn cân bằng công việc, cuộc sống hơn và có được sự chủ động trong nhiều tình huống phát sinh.

Theo Eisenhower, thời gian phân bổ giữa các nhóm công việc có thể chia theo tỷ lệ như sau:

Phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc và tuân thủ kỷ luật, duy trì công việc như một thói quen tích cực sẽ giúp bạn sử dụng ma trận Eisenhower một cách hiệu quả.

Đặc biệt, bạn nên dành thời gian để xử lý việc sắp xếp nhóm công việc theo ngày vào cuối buổi làm việc hôm trước hoặc ngay khi bắt đầu ngày làm việc mới. Bạn hãy học cách làm việc có kế hoạch ngay từ đầu thay vì vừa làm vừa tìm cách thu xếp thời gian.