Cách viết email giới thiệu nhân viên mới chuyên nghiệp nhất 

Cấu trúc chuẩn của 1 email giới thiệu nhân viên mới

Khi viết một email giới thiệu nhân viên mới, HR cần đảm bảo email có các hạng mục theo thứ tự như sau: 

• Tiêu đề email: Nêu ngắn gọn mục đích của email gồm thông tin về Tên nhân sự – Vị trí làm việc – Tên công ty.
• Gửi lời chào đến nhân viên mới: Tùy theo độ tuổi và chức danh của nhân viên mới, người gửi email sẽ lựa chọn lời chào thân thiện hoặc trân trọng đến nhân viên mới. 
• Giới thiệu về người gửi email: Họ tên và vị trí làm việc cụ thể để nhân viên mới dễ nắm bắt thông tin của người gửi email. Thông thường người gửi email giới thiệu nhân viên mới sẽ là nhân viên thuộc phòng nhân sự.
• Lời chào mừng đến nhân viên mới: Lời chào thể hiện sự gần gũi, nồng nhiệt từ phía người đại diện gửi email của công ty. Nội dung này nhằm  thu hút và để lại nhiều ấn tượng tốt đẹp đối với nhân viên mới. 
• Thông tin cần thiết cho quá trình nhận việc: Trong email giới thiệu nhân viên mới cần nhắc lại những thông tin cần thiết cho quá trình nhận việc bao gồm:

1. 1. Thời gian và địa điểm làm việc
   2. Thông tin người hướng dẫn trực tiếp
   3. Thông tin người hỗ trợ thủ tục nhân sự
   4. Hồ sơ cá nhân theo yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp

• Lời kết email: Nội dung này bao gồm: Lời cảm ơn và lời chúc gửi đến nhân sự mới, chữ ký của người viết email, thông tin liên hệ. 

Tại sao phải viết email giới thiệu nhân viên mới

Viết email giới thiệu nhân viên mới là điều cần thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện khi có nhân sự mới. Những lợi ích khi viết email giới thiệu nhân viên mới mang lại như: 

• Thông báo về việc bổ sung nhân sự mới cho công ty hoặc phòng ban cụ thể. Các phòng ban, nhân viên trong công ty nắm bắt được thông tin về nhân sự mới. 
• Kết nối với nhân sự mới dễ dàng hơn.
• Tạo môi trường tích cực để nhân sự mới dễ dàng làm quen và hòa nhập với công ty.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp trong hoạt động tiếp đón nhân viên mới tại doanh nghiệp. 
• Gây ấn tượng tốt với nhân viên mới. 

Những lưu ý khi viết email giới thiệu nhân viên mới HR cần nắm rõ

Bên cạnh việc nắm rõ cấu trúc của email giới thiệu nhân viên mới, HR cần lưu ý một số điều cơ bản sau: 

Ngôn từ sử dụng trong email

Tùy thuộc vào đối tượng và vị trí của nhân viên mới, người viết email cần sử dụng từng loại ngôn từ khác nhau. Đối với những nhân sự lớn tuổi và có vị trí cấp cao nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng. Đối với những nhân sự trẻ và có vị trí ở cấp nhân viên trở xuống có thể sử dụng những ngôn từ thân mật. Tuy nhiên, các email đều phải thể hiện sự tôn trọng và lịch sự với đối phương. 

Nội dung email

Nội dung email đảm bảo truyền tải ĐÚNG – ĐỦ theo mục tiêu của email sẽ gửi. Thông thường các email giới thiệu nhân viên mới thường tuyền tải các nội dung về: gây ấn tượng với nhân sự, thông tin về người gửi email, thông báo về thời gian làm việc, địa chỉ làm việc, người hướng dẫn và làm việc chính, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và hồ sơ làm việc,…

Địa chỉ gửi email

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp, thể hiện về đơn vị doanh nghiệp. Ví dụ: công ty bạn tên là Hòa Phát thì địa chỉ email cho phòng nhân sự sẽ là nhansu.hoaphat@gmail.com

Kiểm tra nội dung email trước khi gửi

Kiểm tra về câu từ, cách diễn đạt, lỗi chính tả, nội dung truyền tải, thông tin của người nhận.  

Cách trình bày

Trình bày nội dung khoa học và dễ nhìn để người đọc có thể nắm bắt được các nội dung chính. Bạn có thể in hoa, in nghiêng, bôi đậm những nội dung chính của email. 

Như vậy, bài viết đã chia sẻ cách tạo email giới thiệu nhân viên mới cũng như các mẫu email giới thiệu nhân viên mới chuyên nghiệp nhất. Hy vọng nội dung bài viết hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!