Trong buổi tập huấn trực tuyến “Xây dựng hệ thống doanh nghiệp tự động” do Dự án Khởi nghiệp Xanh (Trung tâm BSA) tổ chức, tôi nhận được rất nhiều câu hỏi từ các anh chị đang khởi nghiệp. Phần lớn đều xoay quanh một vấn đề quen thuộc: doanh nghiệp càng phát triển thì người chủ càng bận, công việc ngày càng nhiều nhưng hiệu quả lại không tăng tương ứng.
Tôi đã từng trải qua giai đoạn đó.
Hơn 16 năm trước, khi trở về tiếp quản cơ sở sản xuất của gia đình, tôi gần như phải bắt đầu lại từ đầu. Dù được đào tạo chuyên ngành kế toán nhưng khi bước vào doanh nghiệp, tôi vẫn phải học từng công việc rất nhỏ, từ quy trình sản xuất, bán hàng, chăm sóc khách hàng đến quản trị nhân sự. Việc gì cũng đến tay mình, việc gì cũng nghĩ rằng nếu không làm thì sẽ không yên tâm.
Thời điểm đó, tôi vẫn thường nói vui rằng làm chủ là làm luôn cả Chủ nhật. Khi nhân viên tan ca thì công việc của người chủ mới thực sự bắt đầu. Mỗi ngày đều xoay quanh những việc cần giải quyết ngay trước mắt, còn những kế hoạch dài hạn thì luôn bị gác lại vì không còn thời gian.
Sau nhiều năm điều hành doanh nghiệp, tôi nhận ra đây không phải là cách để doanh nghiệp phát triển. Một doanh nghiệp có thể được gây dựng bằng sự nỗ lực của người sáng lập, nhưng nếu mọi quyết định đều phải chờ người chủ thì doanh nghiệp sẽ rất khó lớn. Chính suy nghĩ đó đã đưa tôi đến hành trình tự động hóa doanh nghiệp và xây dựng hệ thống quản trị.
Tự động hóa doanh nghiệp không bắt đầu bằng công nghệ
Khi nhắc đến tự động hóa doanh nghiệp, nhiều người thường nghĩ ngay đến phần mềm quản lý, AI hay các nền tảng số. Thực tế, công nghệ chỉ phát huy giá trị khi doanh nghiệp đã có một hệ thống vận hành rõ ràng.
Nếu quy trình làm việc còn phụ thuộc vào kinh nghiệm của từng cá nhân, nếu nhân viên chưa biết rõ trách nhiệm của mình hoặc mọi việc đều phải xin ý kiến người chủ thì dù đầu tư bao nhiêu phần mềm, doanh nghiệp vẫn sẽ vận hành theo cách cũ.
Điều cần làm trước tiên là xây dựng nền móng quản trị. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng của từng phòng ban, quy trình phối hợp và tiêu chuẩn đánh giá công việc. Khi những yếu tố đó được chuẩn hóa, công nghệ sẽ trở thành công cụ giúp doanh nghiệp tăng tốc thay vì trở thành gánh nặng.
Đừng cạnh tranh với doanh nghiệp lớn khi nguồn lực còn hạn chế
Một nội dung tôi luôn chia sẻ với các doanh nghiệp khởi nghiệp là đừng quá vội bước vào cuộc cạnh tranh với những thương hiệu dẫn đầu. Khi nguồn lực còn nhỏ, việc lao vào những thị trường đã bão hòa sẽ khiến doanh nghiệp nhanh chóng cạn kiệt cả tài chính lẫn tinh thần.
Trong những năm đầu phát triển Tương Việt Hoa Sen, chúng tôi cũng lựa chọn đi theo hướng khác. Thay vì cố gắng đối đầu trực diện với những doanh nghiệp lớn, chúng tôi tập trung vào những phân khúc phù hợp với năng lực của mình và từng bước tạo ra lợi thế riêng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có đủ thời gian để tích lũy kinh nghiệm, hoàn thiện sản phẩm và xây dựng thương hiệu.
Tôi cũng luôn khuyên các bạn khởi nghiệp nên chuẩn bị nguồn tài chính đủ để doanh nghiệp có thể vận hành ít nhất từ năm đến sáu tháng ngay cả khi doanh thu chưa ổn định. Khởi nghiệp luôn cần thời gian để thị trường ghi nhận, vì vậy việc chuẩn bị trước sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trước những biến động ban đầu.
Khách hàng không chỉ mua sản phẩm mà còn mua giá trị doanh nghiệp tạo ra
Trong quá trình tư vấn và đồng hành với nhiều doanh nghiệp, tôi nhận thấy khá nhiều đơn vị dành gần như toàn bộ nguồn lực để cải tiến sản phẩm nhưng lại đầu tư rất ít cho thương hiệu, marketing hay trải nghiệm khách hàng.
Thực tế, chất lượng sản phẩm vẫn luôn là nền tảng. Tuy nhiên, đó chưa phải là yếu tố duy nhất quyết định việc khách hàng lựa chọn và gắn bó với doanh nghiệp. Bao bì, dịch vụ, câu chuyện thương hiệu, chứng nhận chất lượng và cách doanh nghiệp chăm sóc khách hàng đều góp phần tạo nên giá trị của sản phẩm.
Tôi thường chia sẻ mô hình “tam giác thành công”, trong đó marketing và bán hàng giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Nếu không có khách hàng, một sản phẩm tốt cũng rất khó tạo ra tăng trưởng. Ngược lại, khi doanh nghiệp biết cách truyền tải đúng giá trị và giải quyết đúng nhu cầu của thị trường, cơ hội phát triển sẽ lớn hơn rất nhiều.
Doanh nghiệp muốn lớn phải được xây dựng bằng hệ thống
Có người từng hỏi tôi mất bao lâu để doanh nghiệp đạt được mức tự động hóa như hiện nay.
Câu trả lời là gần bốn năm.
Đó không phải là bốn năm đầu tư máy móc hay phần mềm, mà là bốn năm liên tục xây dựng quy trình, đào tạo đội ngũ, phân quyền, chuẩn hóa cách làm việc và cải tiến từng chi tiết trong hệ thống quản trị. Đến hôm nay, mức độ tự động hóa của doanh nghiệp đã đạt khoảng 83%, nhưng hành trình đó vẫn chưa dừng lại vì hệ thống luôn cần được cập nhật để phù hợp với từng giai đoạn phát triển.
Tôi thường ví việc xây doanh nghiệp giống như xây một ngôi nhà. Muốn ngôi nhà vững chắc phải có bản thiết kế ngay từ đầu. Doanh nghiệp cũng vậy. Nếu phát triển mà thiếu hệ thống quản trị, khi quy mô còn nhỏ có thể chưa nhìn thấy vấn đề, nhưng càng mở rộng thì những điểm yếu sẽ càng bộc lộ rõ.
Trong mô hình 12 tầng quản trị doanh nghiệp trường tồn, tôi luôn bắt đầu từ những nền tảng như sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp. Khi nền móng đủ vững, doanh nghiệp mới tiếp tục xây dựng cơ cấu tổ chức, KPI, quy trình, quy chế và hệ thống quản trị rủi ro.
Quy trình là tài sản giúp doanh nghiệp phát triển bền vững
Một doanh nghiệp phụ thuộc vào một cá nhân giỏi sẽ rất khó mở rộng. Chỉ cần người đó nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí, toàn bộ hoạt động có thể bị ảnh hưởng.
Ngược lại, khi doanh nghiệp sở hữu những quy trình rõ ràng, người mới vẫn có thể tiếp nhận công việc trong thời gian ngắn và chất lượng vận hành được duy trì ổn định. Chính vì vậy, tôi luôn xem quy trình là một loại tài sản của doanh nghiệp.
Đây cũng là điều kiện quan trọng nếu doanh nghiệp muốn nhân rộng mô hình hoặc phát triển theo hình thức nhượng quyền. Nhân bản không phải là mở thêm nhiều cửa hàng, mà là bảo đảm mỗi cơ sở đều vận hành theo cùng một tiêu chuẩn, mang lại cùng một trải nghiệm cho khách hàng và duy trì cùng một chất lượng dịch vụ.
Mục tiêu cuối cùng của tự động hóa doanh nghiệp là giải phóng người lãnh đạo
Sau hơn 16 năm điều hành doanh nghiệp, điều tôi mong muốn nhất không phải là người chủ làm được nhiều việc hơn, mà là xây dựng được một doanh nghiệp có thể vận hành ổn định ngay cả khi người chủ không có mặt.
Khi người lãnh đạo không còn phải dành toàn bộ thời gian để xử lý những công việc sự vụ, họ sẽ có điều kiện tập trung vào chiến lược, đổi mới sản phẩm, phát triển thị trường và xây dựng đội ngũ kế thừa. Đó mới là giá trị lớn nhất mà tự động hóa doanh nghiệp mang lại.
Tôi tin rằng công nghệ sẽ tiếp tục thay đổi cách doanh nghiệp vận hành trong tương lai. Tuy nhiên, công nghệ không thể thay thế tư duy quản trị. Chỉ khi người chủ sẵn sàng xây dựng hệ thống, trao quyền cho đội ngũ và kiên trì chuẩn hóa quy trình, doanh nghiệp mới có thể phát triển bền vững và tiến gần hơn đến mục tiêu cuối cùng: tự động hóa doanh nghiệp – giải phóng lãnh đạo.
Nếu bạn cũng đang gặp tình trạng doanh nghiệp phụ thuộc quá nhiều vào người chủ, đội ngũ làm việc thiếu đồng bộ hoặc muốn từng bước xây dựng hệ thống để doanh nghiệp tự vận hành, tôi mời bạn tham khảo khóa học “Tự động hóa doanh nghiệp – Giải phóng lãnh đạo”. Đây là chương trình tôi đúc kết từ hơn 16 năm xây dựng và vận hành doanh nghiệp, cùng kinh nghiệm đồng hành với hàng trăm doanh nghiệp trên hành trình chuẩn hóa hệ thống.
👉 Tìm hiểu chi tiết khóa học tại đây
