1. Những điều phải biết trước khi học lập kế hoạch kinh doanh?

1.1 Lập kế hoạch kinh doanh là gì?

Kế hoạch kinh doanh (business plan) là bản mô tả các hoạt động kinh doanh ở một khoảng thời gian cụ thể trong tương lai. Kế hoạch này sẽ bao gồm nhiều chiến lược kinh doanh khác nhau, từ bán hàng, tiếp thị đến marketing, tài chính…

Một kế hoạch kinh doanh có thể ví von như tấm bản đồ chỉ đường chi tiết từ lộ trình, thời gian, tới phương tiện đi lại, mật độ giao thông,… Kế hoạch cần phải chi tiết, có thể đo lường và có thể thực thi được.

Có nhiều loại kế hoạch kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên, nội dung của kế hoạch vẫn tập trung vào mục tiêu là đưa ra những định hướng và hoạt động cụ thể cho công ty trong tương lai.

1.2 Công cụ lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả?

Michael Dell – nhà sáng lập và giám đốc điều hành tập đoàn Dell Inc từng nói: “Nếu bạn không có được phương pháp quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ không thể nào có những thăng tiến cao hơn. Vì vậy, hãy bắt  đầu từ những việc làm đơn giản nhất.”

Để bản kế hoạch của bạn thật rõ ràng và minh bạch, bạn cần phải trả lời được bộ câu hỏi trong công cụ 5W2H. Đây là công thức chung để thiết lập một kế hoạch bài bản, rõ ràng. Vậy công 5W2H là gì? PDCA sẽ giải thích ở phần nội dung sau đây nhé.

1.2.1 Công cụ 5W2H là gì?

5W2H là bộ câu hỏi giúp những người lập kế hoạch có thể xác định cụ thể, chính xác những nội dung, nhiệm vụ và cách thức thực hiện công việc một cách rõ ràng nhất. Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố của công việc cần làm, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung quan trọng và tạo nên những lỗ hổng lớn trong quá trình hoạch định và hành động để hiện thực hóa công việc, mục tiêu.

Bạn thử nhớ lại những bản kế hoạch mình hoặc nhân viên từng làm đã thỏa mãn được các câu hỏi trong 5W2H chưa? Nếu thỏa mãn được rồi, thì chúng tôi tin chắc đó là một bản kế hoạch rất rõ ràng và chi tiết. Còn nếu chưa thì bạn yên tâm, PDCA sẽ giúp bạn tìm hiểu cụ thể công cụ này ngay bây giờ.

1.2.2 W1 (What) – Xác định nội dung công việc (Làm gì?)

Bước đầu tiên để lập kế hoạch là bạn phải trả lời được câu hỏi What?, nghĩa là xác định cụ thể nội dung công việc mình cần phải làm. Bạn phải trả lời được 2 câu hỏi:

• • Nội dung công việc cần làm là gì?

• • Để thực hiện công việc trên, cần phải thực hiện lần lượt những bước nào? (Tức là liệt kê các công việc nhỏ kèm theo.)

1.2.3 W2 (Why) – Xác định ý nghĩa công việc (Tại sao làm?)

Sau khi đã liệt kê danh sách những việc cần làm thì bạn phải xác định ý nghĩa, mục đích, vai trò của công việc. Như vậy là bạn đang đi tìm đáp án cho câu hỏi Why.

Why sẽ bao gồm những câu hỏi như sau:

• • Tại sao phải làm công việc này?

• • Công việc này có ý nghĩa như thế nào với mục tiêu dự án, với bộ phận của bạn cũng như với sự phát triển của công ty?

• • Hậu quả nếu không thực hiện công việc trên?

1.2.4 W3 (Who) – Xác định người thực hiện, người chịu trách nhiệm (Ai làm?)

Bước thứ ba trong lập kế hoạch là việc trả lời câu hỏi Who?

Bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

• • Ai trực tiếp làm việc đó?

• • Ai kiểm tra?

• • Ai hỗ trợ?

• • Ai là người chịu trách nhiệm cao nhất?

1.2.5 W4 (Where) – Xác định địa điểm công việc (Làm ở đâu?)

Where là một câu hỏi tưởng chừng đơn giản nên rất dễ bị bỏ qua.

Where bao gồm những câu hỏi sau:

• • Công việc được thực hiện ở đâu?

• • Với mỗi công đoạn, giai đoạn của công việc thì thực hiện tại địa điểm nào?”

1.2.6 W5 (When) – Xác định mốc thời gian (Khi nào?)

Câu hỏi cuối cùng trong phần 5W là When – nghĩa là bạn phải đưa ra những câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi như:

• • Khi nào thì dự án bắt đầu?

• • Khi nào dự án kết thúc?

• • Khi nào kiểm tra tiến độ?

1.2.7 H1 (How) – Như thế nào?

Sau khi đã hoàn thành xong bộ câu hỏi 5W, bạn sẽ tiếp tục hoàn thành 2 câu hỏi với How. Với How đầu tiên, bạn sẽ đi tìm đáp án cho câu hỏi “Như thế nào?” – Bao gồm:

• • Làm việc đó như thế nào?

• • Tiêu chuẩn nhân sự thực hiện công việc đó như thế nào?

• • Tiêu chuẩn để đánh giá công việc như thế nào?

• • Nếu có máy móc thì vận hành ra sao?

1.2.8 H2 (How) – Bao nhiêu?

Câu hỏi cuối cùng trong bộ công cụ 5W2H, bạn cần trả lời câu hỏi How thứ hai – “Bao nhiêu”. Nghĩa là bạn phải đo lường, đưa ra con số cụ thể cho tất cả các yếu tố có thể định lượng được.

Ví dụ bạn cần trả lời các câu hỏi như:

• Công việc này cần bao nhiêu người?
• Cần bao nhiêu tiền?
• Chi phí là bao nhiêu?
• Bao nhiêu thời gian là đủ?

Một trong những yếu tố quan trọng nhất tạo nên tính rõ ràng của một bản kế hoạch chính là việc đo lường được công việc thành những con số.

2.Tại sao bạn nên học lập kế hoạch kinh doanh?

Để trả lời câu hỏi này Dũng sẽ đưa ra những vấn đề mà nhiều doanh nghiệp, cá nhân đang gặp phải, bạn hãy xem chúng có “phản chiếu” đúng thực trạng công ty không nhé.

• • Bạn đã từng thất bại với kế hoạch khởi nghiệp, kế hoạch bán hàng,… vì diễn ra không đúng với dự kiến. Bản kế hoạch trên bàn giấy khác hẳn những gì thực tế diễn ra.

• • Các dự án triển khai mà không hề có một bản kế hoạch cụ thể, khả thi và quản lý rủi ro. Nên khi gặp phải việc phát sinh thì bối rối, không có giải pháp hoặc chịu tổn thất nặng nề, chi phí cao và dẫn đến tình trạng mất lợi thế cạnh tranh.

• • Mỗi khi sếp giao việc và yêu cầu lập cho một bản kế hoạch công việc chi tiết thì chỉ nhận được những gạch đầu dòng vô cùng sơ sài, không hề có kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh.

• • Bạn muốn khởi nghiệp kinh doanh nhưng không biết bắt đầu từ đâu, làm gì, làm như thế nào, chi bao nhiêu tiền, làm sao để có khách hàng, tính điểm hòa vốn như thế nào?

• • Bạn quản lý đội nhóm nhưng không biết cách lập kế hoạch kinh doanh cụ thể để trình bày với sếp, đối tác và giao việc cho nhân viên.