Trong quá trình vận hành, nhiều chủ doanh nghiệp thường thắc mắc tại sao doanh thu vẫn phát sinh đều đặn nhưng chi phí lại tăng quá nhanh. Nguyên nhân chính không nằm ở việc công ty chi trả các khoản tiền lớn đột xuất, mà nằm ở các khoản chi nhỏ lẻ diễn ra hàng ngày mà không có sự kiểm soát.
Khi một phòng ban hoặc nhân sự được phép chi tiêu mà không có hạn mức cố định, họ sẽ có xu hướng chi tiêu thoải mái. Ngược lại, nếu được giao một con số ngân sách rõ ràng ngay từ đầu, nhân sự sẽ tự động điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo công việc hoàn thành trong đúng phạm vi tiền được phép sử dụng.
Lập ngân sách không phải là việc thắt chặt chi tiêu đến mức làm ngưng trệ hoạt động. Lập ngân sách là việc đưa ra khung giới hạn tài chính để doanh nghiệp đi đúng hướng, sử dụng tiền đúng mục đích và loại bỏ các khoản chi lãng phí.
3 bước lập và quản lý ngân sách doanh nghiệp hiệu quả
Để xây dựng một hệ thống kiểm soát chi phí thực tế, chủ doanh nghiệp cần thực hiện chuẩn xác 3 bước dưới đây.
Bước 1: Lập kế hoạch ngân sách chi tiết theo khung thời gian
Ngân sách không thể lập chung chung cho toàn bộ công ty. Bạn cần phân chia kế hoạch ngân sách theo từng mốc thời gian và từng bộ phận cấu thành.
- Ngân sách năm: Xác định tổng chi phí tối đa doanh nghiệp được phép sử dụng trong 12 tháng dựa trên mục tiêu doanh thu.
- Ngân sách quý và tháng: Chia nhỏ ngân sách năm thành các khoảng thời gian ngắn hơn. Điều này giúp bạn dễ dàng cân đối theo mùa vụ kinh doanh.
- Ngân sách theo phòng ban: Phân bổ hạn mức tiền cụ thể cho từng bộ phận như Phòng Marketing, Phòng Nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Vận hành.
Việc chia nhỏ ngân sách giúp bạn kiểm soát dòng tiền chi ra ở quy mô nhỏ trước khi nó vượt quá tầm kiểm soát ở quy mô toàn công ty.
Bước 2: Định biên định mức và giao trách nhiệm chi phí cho cá nhân
Một kế hoạch ngân sách nằm trên giấy sẽ không có tác dụng nếu không có người chịu trách nhiệm trực tiếp. Sau khi ấn định số tiền cho từng hạng mục, bạn phải bàn giao quyền quyết định và trách nhiệm quản lý ngân sách đó cho từng trưởng phòng hoặc cá nhân cụ thể.
- Xác định định mức chi tiết: Quy định rõ số tiền tối đa được chi cho từng hoạt động (ví dụ: định mức tiền tiếp khách/tháng, định mức chi phí quảng cáo/đơn hàng, định mức văn phòng phẩm/nhân sự).
- Giao trách nhiệm cá nhân: Trưởng phòng Marketing chịu trách nhiệm về ngân sách quảng cáo; Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm về chi phí vận hành văn phòng.
Khi nhân sự biết rõ mình sở hữu bao nhiêu ngân sách và phải chịu trách nhiệm nếu chi vượt hạn mức, họ sẽ chủ động cân nhắc kỹ trước khi duyệt bất kỳ hóa đơn nào.
Bước 3: Thường xuyên đo lường và so sánh giữa Kế hoạch vs Thực tế
Đây là bước nhiều doanh nghiệp bỏ qua nhất. Lập ngân sách xong nhưng không kiểm tra lại sẽ khiến hệ thống quản lý mất hoàn toàn giá trị.
Định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng, bộ phận tài chính phải lập bảng so sánh hai con số:
- Số tiền kế hoạch (Ngân sách đã cấp): Số tiền dự định chi.
- Số tiền thực tế (Chi phí đã phát sinh): Số tiền thực tế đã chi ra.
Nếu con số thực tế vượt quá kế hoạch, bạn cần yêu cầu người phụ trách giải trình nguyên nhân ngay lập tức. Việc đo lường liên tục giúp bạn phát hiện ra phòng ban nào đang tiêu tiền sai định mức để điều chỉnh kịp thời, tránh việc cuối năm mới phát hiện ra chi phí đã thâm hụt quá lớn.
Cơ chế tâm lý trong quản lý ngân sách: Bài học từ hạn mức tài chính
Có một nguyên lý thực tế trong quản lý tài chính: Hạn mức quyết định hành vi.
Hãy xem xét ví dụ về sự khác biệt giữa hai trạng thái quản lý tiền:
- Trạng thái không có hạn mức: Nếu một người sở hữu một tài khoản ngân hàng không bị giới hạn số tiền, họ sẽ có xu hướng chi tiêu lãng phí, mua sắm những thứ không thực sự cần thiết vì họ cảm thấy tiền luôn có sẵn.
- Trạng thái có hạn mức rõ ràng: Thời sinh viên, mỗi người thường chỉ nhận được một khoản sinh hoạt phí cố định từ vài triệu đồng mỗi tháng. Dù số tiền hạn hẹp, hầu hết mọi người vẫn tính toán để chi trả đủ cho tiền nhà, tiền ăn và học phí.
Kinh doanh cũng vận hành theo cơ chế tương tự. Khi bạn cấp cho một phòng ban một khoản ngân sách mở, họ sẽ chi tiêu không tính toán. Nhưng khi bạn đưa ra một con số hạn mức cụ thể, nhân sự sẽ buộc phải suy nghĩ, so sánh giá cả dịch vụ và tìm cách tối ưu hóa nguồn lực để hoàn thành công việc trong đúng phạm vi số tiền đó.
5 Bước bắt tay vào lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp ngay hôm nay
Để chuyển đổi từ quản lý chi tiêu tự do sang quản lý theo ngân sách, bạn hãy thực hiện ngay 5 việc sau:
- Thống kê chi phí quá khứ: Rà soát lại toàn bộ dữ liệu chi tiêu của 3–6 tháng gần nhất để biết mỗi phòng ban đang tiêu tốn bao nhiêu tiền.
- Xác định tỷ lệ chi phí/doanh thu: Ấn định phần trăm chi phí tối đa cho từng nhóm hoạt động (ví dụ: Chi phí Marketing = 15% doanh thu; Chi phí Nhân sự = 30% doanh thu).
- Bản giao hạn mức bằng văn bản: Ban hành quy định về định mức chi tiêu cho từng vị trí quản lý.
- Sử dụng phần mềm hỗ trợ: Áp dụng các phần mềm quản lý tài chính có chức năng cảnh báo khi chi phí sắp chạm mốc hạn mức.
- Họp đánh giá ngân sách định kỳ: Tổ chức họp kiểm điểm ngân sách vào ngày cuối cùng của tháng để đánh giá hiệu quả sử dụng tiền của từng bộ phận.
Kết luận
Lập kế hoạch ngân sách và phân chia định mức chi tiêu là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí vận hành. Việc giao trách nhiệm ngân sách cho từng cá nhân kết hợp với việc kiểm tra, so sánh định kỳ sẽ giúp bạn ngăn chặn triệt để các khoản chi lãng phí.
Bên cạnh việc thiết lập quy trình, việc ứng dụng các phần mềm quản lý tài chính hiện đại sẽ giúp bạn tự động hóa khâu theo dõi và cảnh báo hạn mức chi tiêu theo thời gian thực. Hãy bắt tay vào xây dựng kế hoạch ngân sách ngay hôm nay để tạo dựng một cấu trúc tài chính an toàn và bền vững cho doanh nghiệp của bạn.
Để nâng cao kiến thức quản trị tài chính doanh nghiệp và xem thêm nhiều bài viết chia sẻ chuyên sâu, bạn có thể tham khảo ngay các khóa học tài chính tại đây
